Dlaczego warto monitorować wodę w archiwum? Pomieszczenia archiwalne są często zamknięte, rzadko odwiedzane i zlokalizowane w piwnicach lub odizolowanych częściach budynków. To właśnie tam przechowywane są kluczowe dokumenty, akta osobowe, dane finansowe, dokumentacja techniczna, a także nośniki danych cyfrowych. Wyciek wody z sąsiednich pomieszczeń lub z wyższych kondygnacji może zostać niezauważony przez wiele godzin lub dni, co prowadzi do nieodwracalnych strat.
Źródła zagrożenia w archiwach:
- Pęknięte rury i instalacje w sąsiednich pomieszczeniach (np. łazienki, kuchnie, pomieszczenia socjalne),
- Zalania z wyższych pięter – woda przesiąkająca przez stropy i ściany,
- Skropliny i wilgoć z klimatyzacji i wentylacji,
- Awarie urządzeń wodnych (np. grzejniki, klimakonwektory, zbiorniki z wodą lodową).
Skutki braku detekcji wody w archiwum:
- Zalanie dokumentów i utrata danych nie do odzyskania,
- Rozwój pleśni, grzybów i mikroorganizmów szkodliwych dla zdrowia i papieru,
- Złamanie procedur RODO w przypadku danych osobowych,
- Utrata certyfikacji jakości (np. ISO 27001, ISO 9001),
- Problemy z ubezpieczeniem lub odszkodowaniem,
- Koszty prawne, wizerunkowe i operacyjne.
Case study – co się może wydarzyć?
W jednym z miejskich archiwów wyciek z instalacji kanalizacyjnej na piętrze wyżej przesiąkł przez strop do pomieszczenia z dokumentacją kadrową. Ponieważ nikt nie odwiedzał archiwum przez 3 dni – uszkodzeniu uległo ponad 30 lat dokumentów pracowniczych. Ubezpieczyciel odmówił wypłaty pełnego odszkodowania, wskazując na brak systemu monitorowania wycieków.
Systemy detekcji wycieków – jak to działa?
Nowoczesne rozwiązania, jak TraceTek, pozwalają na:
- wykrywanie obecności kałuży wody o wielkości 50 mm,
- lokalizację miejsca wycieku z dokładnością do 1 metra,
- automatyczne powiadomienia (e-mail, SMS, system alarmowy),
- integrację z systemem BMS lub systemem bezpieczeństwa obiektu,
Wymogi formalne i ubezpieczeniowe
- W przypadku przechowywania danych osobowych, RODO nakłada obowiązek zabezpieczenia danych przed zniszczeniem.
- Archiwa państwowe i instytucjonalne muszą spełniać wymogi ochrony fizycznej dokumentacji, również przed zalaniem.
- Ubezpieczyciele coraz częściej wymagają instalacji systemów detekcji jako warunku objęcia ochroną archiwów.
Podsumowanie
Detekcja wycieków wody w archiwach to inwestycja w bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami i spokój ducha. Nie czekaj, aż dojdzie do zalania – zabezpiecz swoje archiwum już dziś. System TraceTek to niezawodne, skalowalne i nowoczesne rozwiązanie, które działa, nawet gdy Ty śpisz. Zapytaj o szczegóły.